【编者的话】实施科学决策离不开各类信息资源的支持。档案信息权威客观、失真度小，是支撑决策的最可靠来源之一。如果仅仅将档案信息的作用限定于事迹检索、人事考察，就并未将其服务决策的功能充分发掘。因此，梳理档案信息与决策的相互联系，有利于找准档案信息促进科学决策的关键所在。本文着重从理论层面分析档案信息与决策的关系与特点，但没有停留于就理说理，而是紧密围绕助力决策、优化决策的目标精雕细琢，是剖析解读决策与信息的上乘之作。

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档案信息与决策的关系及其特点

王艳明，熊宇珊，韩丹

 

社会信息化、信息社会化是信息经济时代的一个显著特征，信息完全呈现出资源化的趋势。今天，“物质、能量和信息是支配人类社会发展的三大要素”，信息资源已取代物质资源及能源资源成为当今社会居于支配地位的战略性、战术性资源，是社会及经济发展最为重要且不可或缺的核心资源之一。

我国最高决策层早就注意到信息资源的重要作用，中共中央办公厅、国务院办公厅在2004年印发的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》中明确指出，“信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源、材料资源同等重要”，要“高度重视信息资源开发利用对促进经济社会发展的重要作用”。在未来，国家与国家之间、企业与企业之间最为根本的竞争是信息资源的竞争。拥有丰富信息资源储备的国家或企业，不仅可在当前的竞争中处于不败之地，更能主动定义未来竞争的内容并主导竞争的走向。

决策是国家建设及社会发展包括企业发展中不可或缺的系统性、决定性环节，而科学的决策须臾离不开丰富详实的信息作为基础和判断依据，任何脱离信息的决策都是轻率、盲目、不负责任的行为。占有信息，已经成为科学决策的首要前提。

信息资源的种类丰富，构成相异，各具特点，信息的差异使其在科学决策中所发挥的作用不同，产生的反馈机制也呈现不同特点。在各种信息资源中，档案信息具有区别于其他信息资源的诸多特性，在决策中产生着不同的作用，其反馈机制也有别于其他类型的信息资源。研究档案信息与决策的关系、作用特点及其反馈机制，既能提升我们严谨分析、科学决策的能力和水平，又能刺激和促进档案信息资源的科学开发，同时也能引导知识经济时代档案工作的重构与发展。

一、信息与决策的关系及作用

档案信息是信息资源中的重要形式，具有信息资源的一般特性及功能，要分析档案信息与决策的关系，厘清决策与信息的关系及作用应该是一个必要的逻辑前提。

1. 决策与信息。决策是管理活动中的重要行为，是为了实现特定的目标与任务，根据现实的可能性，在搜集一定信息和经验的基础上，基于相应的原则，借助一定的工具、技巧和方法, 对影响目标实现的各种因素进行分析、计算和判断选优后, 对未来活动所作出的判断及行为方案。

决策是一项主观性、条件性很强的工作，但是主观的判断除了睿智的分析外，更需要大量的、详实的信息作为判断分析的基础。耳熟能详的“知己知彼，百战不殆” （《孙子·谋攻篇》）就是说明决策条件性。一个“知”字，就是突出强调要掌握作战双方及战场环境等大量的信息，惟其如此，方能“运筹帷幄中、决胜千里外”（《史记·留侯世家》）。

 

决策是一项决定全局性、系统性成败的工作，科学决策一直就是人类发展及现代管理学追求的目标。从决策的要素看，“决策变量”与“环境变量” 所指的都是科学决策中不可或缺的信息表现形式。

改革开放以来，我国从过去某些盲目决策的教训中得出必须实现决策科学化的认识，而决策科学化的前提就是决策必须建立在详实的信息基础上。上世纪80年代，已有一批学者在研究科学决策的过程中，认识到信息的重要性。姜圣阶、张顺江、毕全忠认为，科学决策的基本要素是信息，“只有获得大量可靠的内信息与外信息，才能‘知己知彼’，做出正确的科学的决策”。黄孟藩先生深刻认识到信息之于科学决策的意义，他认为科学决策的基本条件是“掌握决策所需的充足信息”，并一再强调“决策没有信息可以说寸步难行，因为如果情况不明，决策者就等于是个瞎子，是没法做好决策的”。

张尧庭将信息与决策的关系上升到一个新的层面，因为每个人、每个机构每天都在为某个行为进行决策，所以他认为，“信息与决策是现代人生活、工作离不开的两个对象，它们是那么重要，又那么难以掌握” ^[4]。此后，随着决策科学研究的不断深入，信息对于科学决策的依据性、基础性和条件性作用普遍得到认同，信息资源的搜集、分析、处理成为科学决策的重要环节。

2. 信息在决策中的作用。信息资源有辅助决策、支撑决策、验证决策的效能，充分可靠的信息资源可以减少决策失误，提升决策效率、促进决策顺利落实与推进。信息在决策中的积极作用具体表现在以下几个方面。

（1）信息是决策的基础依据。伟大的革命军事家、战略家毛泽东同志在《中国革命战争的战略问题》中说，“指挥员正确的部署来源于正确的决心，正确的决心来源于正确的判断，正确的判断来源于周到的和必要的侦查，以及对于各种侦察材料的连贯起来的思索”。这句话充分说明毛泽东同志很早就认识到信息是决策之源，且依据这种理性、科学的认识，通过一系列创造性的战略与战术决策，带领中国革命走向胜利。

 

从本质上讲，任何政治、经济、军事、行政和组织机构的决策行为，都是把信息转变为行动的过程。在决策中，决策者首先要做的一件事就是占有一切与决策对象相关的资料信息，在对这些信息进行加工分析的基础上，有效把握各种不确定性，降低决策风险，避免决策失误。没有信息作为基础与依据的决策，只能是盲目决策，无数的历史案例都充分地证明了这一点。

（2）信息活动是决策活动的主体构成。从本质上看，对于政府或者企业等机构而言，决策活动无论遵循怎样的程序、历经怎样的环节、耗费多长的时间，其主体过程都是信息行为。于决策本身来说，最终的拍板定案是很短暂的，中间的活动、内容、程序都是围绕信息展开，其主体的决策过程本质上是信息活动。

在这个问题上，决策科学先驱赫尔伯特·西蒙（H.A.Simon）的观点极具代表性，他认为在决策过程的情报活动、设计活动、抉择活动和实施活动4个阶段中，任何一个活动不仅离不开信息，而且体现为对决策信息的采集与获取、信息的加工与处理、信息的分析与判断、不对称信息的预测等信息行为，从而甄别决策所涉及的各种问题，支撑最终的决策活动，而从总体的表现上看，整个决策过程似乎就是围绕目标展开的主体活动。

在今天，决策活动的信息行为表现得更加深入和重要，大数据分析、数据挖掘、模型（或者模拟）推演等信息技术都被运用到决策行为的信息活动中，以提升决策的科学性和成功率。

（3）决策的评价基于信息的反馈。决策付诸实施后是完全失败甚至造成更坏的恶果、还是仅仅没有达到如期的效果、或者部分成功，最终只能靠现实的信息来反映与评价。社会管理及其活动的决策看老百姓的评价及舆论等民意信息，科研决策看最终试验（或实验）的数据信息，企业决策看最终的产品销售数据、市场反馈及利润信息，出一本书看销售码洋，拍一部电影看上座率，凡此种种，决策成败与效果的优劣完全依靠最终的社会信息和数据信息来统计，最终形成对决策的评价，并反馈至决策者及相关的实施环节。

（4）信息具有优化决策的功能。为保障决策的科学性和成功率，决策行为中，往往会事先形成多种可选方案，再对方案进行比较选择及优化。在方案选择及优化的过程中，其基本的工具还是基础信息及各种方案所可能产生的效果信息的比较分析，包括凭借现代计算机技术及信息技术的手段、利用相关信息对可选方案及优化方案进行模拟分析、反馈信息的比较分析，最终依据基础信息及反馈信息在方案比较的基础上，形成优化后的最终决策方案。

决策科学的实践证明，这种基于信息的优化决策模式是科学决策、提升决策效率与效果的必由之路。

（5）信息在科学决策中的预见功能。科学决策与盲目决策的最大差异在于科学决策对最终的决策效果具有较强的可预见性。这种预见不是无依据的判断或者估计，而是基于科学的信息分析与推测。科学的预见是建立在充分的信息分析与科学推理基础上的，它大体有两种方式。

第一种方式是既有的信息分析手段。任何事物的发展总有其客观规律，这种手段是通过采集历史和现实中类似的、相关的各种决策活动所产生的效果信息，并对这些信息进行因果效应及相关性分析，从中寻找特定的规律性，并依据这种规律性对决策效果进行预见，甚至有些决策的最终拍板就是基于这种预见。譬如二战中诺曼底战役的登陆日，就是基于历史气候气象信息的分析，预见特定日期气象条件来影响决策的。成语“重蹈覆辙”的涵义及相关典故也是这种决策预见的历史写照。

第二种方式是模拟信息的分析预见手段。这种方式是建立在现代计算机模拟技术和信息技术手段基础上的，是现代决策科学发展的一种趋势，也是决策行为逐步摆脱主观臆断进入客观预判的科学模式。依据相关科学原理及历史数据信息、开发相关技术模型，在技术模型的计算机平台上对相关决策进行计算机推演，依据推演的结果及效果信息对决策效果进行预见。这种决策预见目前在工业与技术决策、军事战略与战术决策、经济投资决策中已经拥有较多的成功预见案例，并在逐步的成熟之中。

没有信息的决策是一种愚昧的赌博行为。随着决策科学的不断发展与成熟，信息在决策中的作用将会日益凸显，决策者和管理者对这一问题的认识也会逐渐加深。

二、档案信息与决策的关系及作用

1. 档案信息与决策信息的关系。信息与决策的关系及其重要性已经毋庸置疑。然而，信息却又是一个很庞大的资源体系，它依据不同的标准可以划分为很多不同的类型，不同类型的决策、不同时期的决策、不同的人或者机构的决策所需要的信息也是有差异的。而科学决策中所需要的信息类型，则要依据决策的性质、方法、程序及决策信息提供的途径进行分类。

在今天，社会治理、经济发展、企业经营等决策呈现出越来越强的综合性、专业性，因此科学决策需要的信息也呈现出专业化的特征，具体可以划分为政治信息、社会信息、经济信息、科技信息、文化信息、市场信息、政策法规信息、消费娱乐信息等，而这些信息都是在各自的专业活动中形成与积累的，其中包含这些活动中产生的大量档案信息，而从资源建设及增长趋势看，档案信息在这些信息中居于主体地位。

在具体的决策行为中，决策信息依据提供途径可以划分为图书信息、情报信息、网络信息、档案信息等类型。其中，档案信息是最为稳定、最为基础的决策信息。

从决策信息的来源看，可以将信息简单区分为内源信息和外源信息。而无论内源信息还是外源信息，都包括档案信息，且具有相对稳定的来源。

从决策信息的加工性质看，可以归类为原生信息（或一次性信息）和再生信息（或者二次性、三次性加工信息）。原生信息是在人们特定社会活动中直接产生的，具有原始的依据凭证性，这种“原生态” ^[6]形式的信息就是档案信息。而在再生信息中，很大的比重和成分也与档案信息密切相关，有些信息就是基于档案信息的处理而产生的。譬如档案史料的编纂出版可形成图书；情报资料机构对得到的档案加工处理后则转变为情报信息及文献信息；各类网站将档案信息以网页的形式编辑公布后成为网络信息资源，网络受众再以其他媒体管道的形式传播则又演化为消息。因此，从信息传播的角度追根溯源，于大量的再生信息而言，档案信息是“基础信息”或曰“信息母体”，与档案信息大有渊源。