《党政机关公文处理工作条例》规定，附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。附注一般编排在成文日期下一行（不空行），左空二字，加圆括号。

　　附注是对公文整体的说明，而不是针对正文某个具体内容的解释和阐释。对正文注释或解释一般在公文中采用句内括号或者句外括号，乃至加注释的方式实现。这点一定要注意区分。

　　梳理公文附注常见用法，主要有如下3种。

 

　　1．说明公文的印发传达范围

　　印发传达范围一般针对平行文和下行文，如“此件公开发布”、“此件发至县团级”、“2022年3月28日前口头传达至乡科级以上干部”，对发送范围、阅读对象、阅读时间、阅读方式进行限定。受文机关根据来文附注要求进行办理，一般不得擅自扩大或者缩小印发传达范围，如需要调整的，应当征得发文机关同意。

　　需要注意的是，上行文如请示、报告等，其传阅范围需求可通过主送机关、抄送机关格式要素进行体现，但不应由下级机关在附注中作出限定。上级机关会根据有关规定和实际情况作出处理。因此，此类公文不标注印发传达范围。

 

　　2．提示保密要求

　　为避免公文阅读者因不了解相关保密管理规定，或需要对相关公文作出进一步保密要求，可通过在附注中作出保密提示，从而避免无意或操作不当导致的失泄密情况发生。如“此件属工作秘密，严禁通过互联网、手机、微信等传播和对外发布”、“此件不得翻印”、“内部文件，不得外传”。

 

　　3．标注联系人和联系方式

　　对于一些需要往来沟通事宜的公文，如请示、商洽函、工作通知等，一般在正文附注当中标注联系人和联系方式，从而降低沟通成本，提高公文处理工作效率。联系人、联系方式的字体为黑体或方正仿宋黑体等标准字体，人名为仿宋或方正仿宋简体等，电话号码用阿拉伯数字、字体为Times New Roman，编排样式如“
 

附注格式主要有三个点：成文日期下不空行，直接编排附注；前空两字；使用一对括号括起来。如下图~

 

需要注意：附注与公文正文使用相同的字体字号，为仿宋3号字。

 

02 “附注”的形式

 

一般的形式有：

 

（此件公开发布）、（此件主动公开）、（此件依申请公开）（此件不予公开）、（此件发至省军级）、（此件发至市地级）、（此件发至县团级 ）、（此件发至乡镇级）、（此件不得翻印）、（此件可见报）......

 

附注的标注形式不应当出现“附注：”，比如：“（附注：此件主动公开）”是错误的，正确的形式是“（此件主动公开）”。

 

03 “附注”的作用

 

附注的作用即是公文发送、阅读、传达范围及执行时需注意的事项。

 

既如此，有的公文将联系人及联系方式在附注位置出现，正确否？

 

二

有的公文附注中的内容会有（联系人：李小四 联系电话：15388888888），显然并不符合以上规定，那妥否？

 

这类形式如果出现在请示、函或意见公文中是正确的，我称它为附注的特殊用法。

 

“附注 ”列为公文要素之一的规定是1987 版《国家行政机关公文处理办法》，但并没有定义 、用法方面的规定。

 

直到 2000 年国务院发布《国家行政机关公文处理办法》，规定了附注的形式 ：

“公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注”；

“‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话”。

 

而现实施版（2012年 如本文开头介绍）公文国标格式，又拿掉了“‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话”这句话，有人就误以为“请示”不用再加附注 。

 

实际上，“请示” 在附注处注明联系方式， 方便了上级机关在处理请示事项时向请示单位了解详细情况，能够第一时间找到请示单位， 确保公文的处理效率。因此 ，“请示”加附注用以注明联系人和电话是十分必要的。

 

在实操过程中，当“意见”为上行文时，当发信函格式文件时，亦建议增加联系方式到附注中。

 

而一般意义上的通知类公文出现联系人及其电话时，一般将其编排在正文之中，不标注在附注处。